Anwendungsfall · Kanzleien
Dokumentensuche in Kanzleien
In der Kanzlei ist die Akte das Produkt. Schriftsätze, Urteile und Korrespondenz aus zwanzig Jahren liegen in einer Ablage, die nur kennt, wer sie angelegt hat - und die Frage ist selten, wo etwas liegt, sondern was in vergleichbaren Fällen entschieden wurde.
Meist der Prozess mit der schnellsten Akzeptanz
Was hier anders ist
Woran es in Kanzleien konkret hängt.
Gesucht wird nach Sachverhalt, nicht nach Aktenzeichen
"Hatten wir schon einmal einen Fall mit dieser Konstellation?" ist die eigentliche Frage. Eine Volltextsuche beantwortet sie nicht, weil dieselbe Konstellation in jedem Schriftsatz anders benannt ist.
Mandatsgrenzen sind absolut
Wer ein Mandat nicht bearbeitet, darf die Akte nicht sehen. Eine Suche, die über Mandate hinweg antwortet, wäre ein berufsrechtliches Problem - Rechte müssen vollständig übernommen werden, nicht ungefähr.
Fristen hängen an Dokumenten
Ein Posteingang kann eine Frist auslösen. Was in der Ablage verschwindet, bevor jemand es gesehen hat, ist deshalb nicht nur unauffindbar, sondern haftungsrelevant.
Systeme, die wir hier anbinden
- RA-MICRO
- DATEV Anwalt
- AnNoText
- beA
- Dokumentenmanagement
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Die Regel, die nur hier gilt
In der Kanzlei ist die Rechtegrenze Teil des Berufsrechts. Eine Suche, die sie nicht exakt abbildet, ist nicht unpraktisch, sondern unzulässig.
Der Ablauf
Wo ein Mensch gebraucht wird - und wo nicht mehr.
- Ab hier ClaudeLab
Schritt 01Mensch
Frage
Eingang
Schritt 02ClaudeLab
Suche
Zusammentragen
Schritt 03ClaudeLab
Antwort
Ausgang
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
Schritt 01 · heute
Schritt 01 · mit uns
Schritt 02 · heute
Schritt 02 · mit uns
Schritt 03 · heute
Schritt 03 · mit uns
Was wir bauen
- Baustein 01
- Bestehende Ablagen werden erschlossen - ohne dass Sie sie vorher aufräumen müssen.
- Baustein 02
- Antworten kommen mit Quellenangabe: welches Dokument, welche Stelle, welcher Stand.
- Baustein 03
- Rechte bleiben, wie sie sind - wer eine Datei heute nicht sehen darf, sieht sie auch hier nicht.
Autonomiegrad
Reine Auskunft läuft selbständig, weil sie nichts verändert. Alles, was ein Dokument erzeugt oder verschickt, ist ein anderer Prozess.
Wo es nicht passt
Wenn die Unterlagen in sich widersprüchlich sind, macht die Suche das sichtbar - lösen kann sie es nicht. Manchmal ist das der eigentliche Befund.
Häufige Fragen
Lohnt sich das in Kanzleien?
In der Kanzlei ist die Rechtegrenze Teil des Berufsrechts. Eine Suche, die sie nicht exakt abbildet, ist nicht unpraktisch, sondern unzulässig. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Wir nutzen ein anderes System als die genannten. Geht das trotzdem?
Ja. Die genannten sind die, die uns in Kanzleien am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Lesezugriff auf die Ablagen, die durchsucht werden sollen - Netzlaufwerk, Mailarchiv, DMS. Eine Rechteregel: wer welche Unterlagen sehen darf. Das System übernimmt sie, es umgeht sie nicht. Ein Dutzend typischer Fragen aus dem Alltag als Prüfsteine. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
Auf 50 vorbereitete Fragen kommt in mindestens 85 % eine Antwort mit korrekter Quellenangabe. Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt - ohne Quelle keine Antwort. Niemand sieht über die Suche Unterlagen, die er direkt nicht öffnen dürfte.
Wie lange dauert die Umsetzung?
3 bis 5 Wochen, je nach Zustand der Ablage.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Reine Auskunft läuft selbständig, weil sie nichts verändert. Alles, was ein Dokument erzeugt oder verschickt, ist ein anderer Prozess.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn die Unterlagen in sich widersprüchlich sind, macht die Suche das sichtbar - lösen kann sie es nicht. Manchmal ist das der eigentliche Befund.
Derselbe Prozess, allgemein
Diese Seite zeigt den Zuschnitt in Kanzleien. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Dokumentensuche allgemeinErzählen Sie uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht.
Im Audit nehmen wir den Prozess auf, rechnen durch, was sich lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan mit festen Preisen - anrechenbar, sobald wir umsetzen.