Anwendungsfall
Dokumentensuche
In jedem gewachsenen Betrieb liegt das Wissen in Ordnern, die nur zwei Leute kennen. Der Engpass ist nicht das Suchen - es ist, dass niemand sucht und stattdessen jemanden fragt.
Meist der Prozess mit der schnellsten Akzeptanz
Der Ablauf
Wo ein Mensch gebraucht wird - und wo nicht mehr.
- Ab hier ClaudeLab
Schritt 01Mensch
Frage
Eingang
Schritt 02ClaudeLab
Suche
Zusammentragen
Schritt 03ClaudeLab
Antwort
Ausgang
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
Schritt 01 · heute
Schritt 01 · mit uns
Schritt 02 · heute
Schritt 02 · mit uns
Schritt 03 · heute
Schritt 03 · mit uns
Was wir bauen
- Baustein 01
- Bestehende Ablagen werden erschlossen - ohne dass Sie sie vorher aufräumen müssen.
- Baustein 02
- Antworten kommen mit Quellenangabe: welches Dokument, welche Stelle, welcher Stand.
- Baustein 03
- Rechte bleiben, wie sie sind - wer eine Datei heute nicht sehen darf, sieht sie auch hier nicht.
Autonomiegrad
Reine Auskunft läuft selbständig, weil sie nichts verändert. Alles, was ein Dokument erzeugt oder verschickt, ist ein anderer Prozess.
Wo es nicht passt
Wenn die Unterlagen in sich widersprüchlich sind, macht die Suche das sichtbar - lösen kann sie es nicht. Manchmal ist das der eigentliche Befund.
Konkreter
Wie das in Ihrer Branche aussieht
Der Prozess ist branchenunabhängig, der Zuschnitt nicht. Diese Seiten zeigen die Systeme, die Formate und die Regeln, die dort wirklich gelten.
Maschinenbau
Im Maschinenbau lautet die Frage fast nie "wo liegt die Datei", sondern "welcher Stand wurde gebaut". Eine Antwort ohne Quellenangabe ist deshalb wertlos.
AnsehenIndustriezulieferer
Beim Zulieferer ist die Dokumentensuche ein Haftungsthema. Was im Audit nicht in Stunden auffindbar ist, existiert für den Prüfer nicht.
AnsehenKanzleien
In der Kanzlei ist die Rechtegrenze Teil des Berufsrechts. Eine Suche, die sie nicht exakt abbildet, ist nicht unpraktisch, sondern unzulässig.
AnsehenHäufige Fragen
Was kostet es, dokumentensuche zu automatisieren?
Ab 6.900 € für den ersten Prozess, ab 4.900 € für jeden weiteren im selben Projekt. Der belastbare Preis steht nach dem Audit (2.500 €, anrechenbar) - davor wäre jede Zahl geraten.
Wie lange dauert die Umsetzung?
3 bis 5 Wochen, je nach Zustand der Ablage. Der Bau selbst ist dabei meist die kürzere Hälfte - die Zeit geht in Zugänge, Abstimmung und Testfälle.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Lesezugriff auf die Ablagen, die durchsucht werden sollen - Netzlaufwerk, Mailarchiv, DMS. Eine Rechteregel: wer welche Unterlagen sehen darf. Das System übernimmt sie, es umgeht sie nicht. Ein Dutzend typischer Fragen aus dem Alltag als Prüfsteine. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
An prüfbaren Kriterien, die vor dem Bau festgelegt werden: Auf 50 vorbereitete Fragen kommt in mindestens 85 % eine Antwort mit korrekter Quellenangabe. Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt - ohne Quelle keine Antwort. Niemand sieht über die Suche Unterlagen, die er direkt nicht öffnen dürfte.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Reine Auskunft läuft selbständig, weil sie nichts verändert. Alles, was ein Dokument erzeugt oder verschickt, ist ein anderer Prozess.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn die Unterlagen in sich widersprüchlich sind, macht die Suche das sichtbar - lösen kann sie es nicht. Manchmal ist das der eigentliche Befund.
Für welche Branchen passt das?
Erfahrungsgemäß besonders für Maschinenbau, Industriezulieferer, Kanzleien. Der Prozess selbst ist aber branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Erzählen Sie uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht.
Im Audit nehmen wir den Prozess auf, rechnen durch, was sich lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan mit festen Preisen - anrechenbar, sobald wir umsetzen.