Anwendungsfall · Dienstleistung
Posteingang in der Dienstleistung
In der Dienstleistung ist das Postfach der Projektspeicher: Abstimmungen, Freigaben, Änderungswünsche und Rechnungsfragen zu einem Dutzend laufender Mandate liegen durcheinander. Der Aufwand ist nicht das Lesen, sondern das Zuordnen.
Sichtbarster Effekt im Alltag
Was hier anders ist
Woran es in der Dienstleistung konkret hängt.
Jede Nachricht gehört zu einem Projekt
Nur steht das selten im Betreff. Erkennbar ist es am Absender, am Zitat darunter oder an einem Dateinamen im Anhang - und wer es falsch zuordnet, verliert die Nachricht für den Vorgang.
Freigaben sind rechtlich relevant
"Passt so" in einer Mail ist eine Abnahme. Diese Nachrichten müssen auffindbar bleiben, und zwar zusammen mit dem, worauf sie sich beziehen.
Änderungswünsche sind Nachträge
Was als beiläufige Bitte kommt, ist oft eine Leistungsänderung. Wer sie nicht erkennt und festhält, arbeitet unbezahlt - und merkt es erst bei der Schlussrechnung.
Systeme, die wir hier anbinden
- Microsoft 365
- HubSpot
- Projektmanagement-Software
- Zeiterfassung
- Ablage
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Die Regel, die nur hier gilt
In der Dienstleistung entscheidet die Zuordnung über die Abrechenbarkeit. Eine Mail, die im falschen Projekt landet, ist Arbeit, die niemand berechnet.
Der Ablauf
Wo ein Mensch gebraucht wird - und wo nicht mehr.
- Ab hier ClaudeLab
Schritt 01Mensch
Posteingang
Eingang
Schritt 02ClaudeLab
Sortierung
Entscheiden
Schritt 03ClaudeLab
Weiterleitung
Ausgang
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
Schritt 01 · heute
Schritt 01 · mit uns
Schritt 02 · heute
Schritt 02 · mit uns
Schritt 03 · heute
Schritt 03 · mit uns
Was wir bauen
- Baustein 01
- Eingehende Nachrichten werden nach Ihren Kategorien einsortiert und zugeordnet.
- Baustein 02
- Anhänge werden erkannt und dem richtigen Vorgang zugewiesen.
- Baustein 03
- Standardfälle bekommen einen vorbereiteten Antwortentwurf - unversendet.
Autonomiegrad
Sortieren und Zuordnen läuft selbständig, weil es reversibel ist. Antworten gehen nie ohne Freigabe raus.
Wo es nicht passt
Wenn im Haus nicht geklärt ist, wer wofür zuständig ist, sortiert das System nach Regeln, die es nicht gibt. Dann steht diese Frage vor dem Projekt - beantworten lässt sie sich in einem Nachmittag, aber jemand muss es tun.
Häufige Fragen
Lohnt sich das in der Dienstleistung?
In der Dienstleistung entscheidet die Zuordnung über die Abrechenbarkeit. Eine Mail, die im falschen Projekt landet, ist Arbeit, die niemand berechnet. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Wir nutzen ein anderes System als die genannten. Geht das trotzdem?
Ja. Die genannten sind die, die uns in der Dienstleistung am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Zugriff auf das Sammelpostfach und die Regeln, wer wofür zuständig ist. Eine Liste der Fälle, die auf keinen Fall automatisch beantwortet werden dürfen. Zwei Wochen echten Posteingang zum Mitlesen, bevor irgendetwas scharf geschaltet wird. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
Über 300 echte Nachrichten liegt die Zuordnung zur richtigen Zuständigkeit bei mindestens 92 %. Nichts fällt zwischen zwei Zuständigkeiten - unklare Fälle gehen an einen festgelegten Platz. Bei allem, was das Haus verlässt, bleibt ein Mensch der Absender.
Wie lange dauert die Umsetzung?
2 bis 4 Wochen.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Sortieren und Zuordnen läuft selbständig, weil es reversibel ist. Antworten gehen nie ohne Freigabe raus.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn im Haus nicht geklärt ist, wer wofür zuständig ist, sortiert das System nach Regeln, die es nicht gibt. Dann steht diese Frage vor dem Projekt - beantworten lässt sie sich in einem Nachmittag, aber jemand muss es tun.
Derselbe Prozess, allgemein
Diese Seite zeigt den Zuschnitt in der Dienstleistung. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Posteingang allgemeinErzählen Sie uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht.
Im Audit nehmen wir den Prozess auf, rechnen durch, was sich lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan mit festen Preisen - anrechenbar, sobald wir umsetzen.