Anwendungsfall · Großhandel
Rechnungsverarbeitung im Großhandel
Im Großhandel entscheidet die Rechnungsprüfung über die Marge: Staffelpreise, Boni und Frachtkosten sind zwischen Bestellung und Rechnung selten identisch, und jede nicht geprüfte Abweichung ist bezahltes Geld. Bei vierstelligen Belegzahlen im Monat prüft das niemand vollständig von Hand.
Der Prozess, der sich am schnellsten rechnet
Was hier anders ist
Woran es im Großhandel konkret hängt.
Der Abgleich geht über drei Belege
Rechnung gegen Bestellung gegen Wareneingang, Position für Position. Erst dieser Dreiklang zeigt Mengendifferenzen und Preisabweichungen - und er ist der Teil, der im Alltag zuerst weggelassen wird.
Konditionen sind nicht der Listenpreis
Jahresboni, Staffeln, Aktionspreise und Zahlungsziele stehen in der Konditionsvereinbarung, nicht auf der Rechnung. Ob korrekt abgerechnet wurde, weiß nur, wer beide nebeneinanderlegt.
Skonto ist eine Frist, kein Rabatt
Zwei oder drei Prozent klingen klein und sind bei Handelsspannen erheblich. Sie fallen weg, wenn ein Beleg zehn Tage im Klärkorb liegt - und das hat nichts mit dem Betrag zu tun, sondern nur mit Durchlaufzeit.
Systeme, die wir hier anbinden
- SAP
- Microsoft Dynamics
- Sage
- DATEV
- EDI-Anbindungen
- Lieferantenportale
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Die Regel, die nur hier gilt
Im Handel ist die Rechnungsprüfung kein Buchhaltungsthema, sondern Margensicherung. Deshalb liegt die Messlatte hier bei der Trefferquote der Zuordnung, nicht bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Der Ablauf
Wo ein Mensch gebraucht wird - und wo nicht mehr.
- Ab hier ClaudeLab
Schritt 01Mensch
Beleg
Eingang
Schritt 02ClaudeLab
Zuordnung
Zusammentragen
Schritt 03ClaudeLab
Prüfung
Prüfen
Schritt 04ClaudeLab
Buchung
Ausgang
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
Schritt 01 · heute
Schritt 01 · mit uns
Schritt 02 · heute
Schritt 02 · mit uns
Schritt 03 · heute
Schritt 03 · mit uns
Schritt 04 · heute
Schritt 04 · mit uns
Was wir bauen
- Baustein 01
- Belege werden aus Postfach und Portal eingesammelt und ausgelesen.
- Baustein 02
- Zuordnung zu Lieferant, Bestellung und Kostenstelle über Ihre Stammdaten.
- Baustein 03
- Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, Abweichungen werden begründet gemeldet.
- Baustein 04
- Übergabe an DATEV oder Ihre Buchhaltung im erwarteten Format.
Autonomiegrad
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Wo es nicht passt
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Häufige Fragen
Lohnt sich das im Großhandel?
Im Handel ist die Rechnungsprüfung kein Buchhaltungsthema, sondern Margensicherung. Deshalb liegt die Messlatte hier bei der Trefferquote der Zuordnung, nicht bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Wir nutzen ein anderes System als die genannten. Geht das trotzdem?
Ja. Die genannten sind die, die uns im Großhandel am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Ein Postfach oder Ordner, in dem die Belege ankommen - Mail, Scan, Portal. Lesezugriff auf Bestellungen und Lieferscheine, sonst lässt sich nichts prüfen. Die Buchungslogik einmal schriftlich: welche Kostenstelle wann greift. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
Bei 200 echten Belegen werden Lieferant, Bestellung und Kostenstelle in mindestens 95 % korrekt zugeordnet. Jede Abweichung zwischen Rechnung und Bestellung landet in der Klärschleife, nicht in der Buchung. Keine Buchung ohne Referenz auf den Beleg, aus dem sie stammt.
Wie lange dauert die Umsetzung?
3 bis 5 Wochen, abhängig von der Zahl der Belegformate.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Wann lohnt sich das nicht?
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Derselbe Prozess, allgemein
Diese Seite zeigt den Zuschnitt im Großhandel. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Rechnungsverarbeitung allgemeinErzählen Sie uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht.
Im Audit nehmen wir den Prozess auf, rechnen durch, was sich lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan mit festen Preisen - anrechenbar, sobald wir umsetzen.