Anwendungsfall
Rechnungsverarbeitung
Der Rechnungseingang ist der Prozess, bei dem sich Automatisierung am schnellsten rechnet - weil er hohes Volumen, klare Regeln und einen messbaren Fehlerpreis hat.
Der Prozess, der sich am schnellsten rechnet
Der Ablauf
Wo ein Mensch gebraucht wird - und wo nicht mehr.
- Ab hier ClaudeLab
Schritt 01Mensch
Beleg
Eingang
Schritt 02ClaudeLab
Zuordnung
Zusammentragen
Schritt 03ClaudeLab
Prüfung
Prüfen
Schritt 04ClaudeLab
Buchung
Ausgang
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
Schritt 01 · heute
Schritt 01 · mit uns
Schritt 02 · heute
Schritt 02 · mit uns
Schritt 03 · heute
Schritt 03 · mit uns
Schritt 04 · heute
Schritt 04 · mit uns
Was wir bauen
- Baustein 01
- Belege werden aus Postfach und Portal eingesammelt und ausgelesen.
- Baustein 02
- Zuordnung zu Lieferant, Bestellung und Kostenstelle über Ihre Stammdaten.
- Baustein 03
- Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, Abweichungen werden begründet gemeldet.
- Baustein 04
- Übergabe an DATEV oder Ihre Buchhaltung im erwarteten Format.
Autonomiegrad
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Wo es nicht passt
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Konkreter
Wie das in Ihrer Branche aussieht
Der Prozess ist branchenunabhängig, der Zuschnitt nicht. Diese Seiten zeigen die Systeme, die Formate und die Regeln, die dort wirklich gelten.
Großhandel
Im Handel ist die Rechnungsprüfung kein Buchhaltungsthema, sondern Margensicherung. Deshalb liegt die Messlatte hier bei der Trefferquote der Zuordnung, nicht bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit.
AnsehenLogistik
Im Transport wird gegen einen Tarif geprüft, nicht gegen eine Bestellung. Rechnungsprüfung ist hier eine Rechenaufgabe - und genau die skaliert am besten.
AnsehenSteuerberatung
In der Kanzlei ist die Vorprüfung wertvoller als die Buchung. Wer Unvollständiges früh erkennt, gewinnt Tage; wer es spät erkennt, verliert einen Stichtag.
AnsehenHandwerk
Im Handwerk ist die Rechnungsverarbeitung der Zugang zur Nachkalkulation. Ohne Zuordnung auf das Bauvorhaben weiß niemand, welcher Auftrag sich gerechnet hat.
AnsehenHäufige Fragen
Was kostet es, rechnungsverarbeitung zu automatisieren?
Ab 6.900 € für den ersten Prozess, ab 4.900 € für jeden weiteren im selben Projekt. Der belastbare Preis steht nach dem Audit (2.500 €, anrechenbar) - davor wäre jede Zahl geraten.
Wie lange dauert die Umsetzung?
3 bis 5 Wochen, abhängig von der Zahl der Belegformate. Der Bau selbst ist dabei meist die kürzere Hälfte - die Zeit geht in Zugänge, Abstimmung und Testfälle.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Ein Postfach oder Ordner, in dem die Belege ankommen - Mail, Scan, Portal. Lesezugriff auf Bestellungen und Lieferscheine, sonst lässt sich nichts prüfen. Die Buchungslogik einmal schriftlich: welche Kostenstelle wann greift. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
An prüfbaren Kriterien, die vor dem Bau festgelegt werden: Bei 200 echten Belegen werden Lieferant, Bestellung und Kostenstelle in mindestens 95 % korrekt zugeordnet. Jede Abweichung zwischen Rechnung und Bestellung landet in der Klärschleife, nicht in der Buchung. Keine Buchung ohne Referenz auf den Beleg, aus dem sie stammt.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Wann lohnt sich das nicht?
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Für welche Branchen passt das?
Erfahrungsgemäß besonders für Großhandel, Logistik, Steuerberatung, Handwerk. Der Prozess selbst ist aber branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Erzählen Sie uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht.
Im Audit nehmen wir den Prozess auf, rechnen durch, was sich lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan mit festen Preisen - anrechenbar, sobald wir umsetzen.