Anwendungsfall · Logistik
Rechnungsverarbeitung in der Logistik
In der Logistik prüft man keine Rechnungen, sondern Abrechnungen: Frachtpreise, Maut, Standgeld und Zuschläge stehen selten so auf der Rechnung, wie sie vereinbart waren. Bei tausenden Sendungen im Monat ist die Prüfung von Hand faktisch eine Stichprobe.
Der Prozess, der sich am schnellsten rechnet
Was hier anders ist
Woran es in der Logistik konkret hängt.
Abgerechnet wird gegen den Tarif, nicht gegen eine Bestellung
Es gibt keine Bestellung zum Abgleich, sondern eine Tarifvereinbarung mit Zonen, Gewichtsstaffeln und Zuschlägen. Die Prüfung ist ein Nachrechnen, keine Zuordnung.
Zuschläge ändern sich laufend
Diesel-, Maut- und Saisonzuschläge werden monatlich angepasst und gelten oft rückwirkend. Ob der richtige Satz gerechnet wurde, weiß nur, wer den Stand zum Sendungsdatum kennt.
Eine Sendung, mehrere Belege
Hauptlauf, Nahverkehr, Umschlag, Zoll - dieselbe Sendung erzeugt Positionen bei mehreren Dienstleistern. Doppelberechnungen fallen nur auf, wenn jemand über alle Belege hinweg schaut.
Systeme, die wir hier anbinden
- CarLo
- TIS
- Transporeon
- DATEV
- Tarifsysteme
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Die Regel, die nur hier gilt
Im Transport wird gegen einen Tarif geprüft, nicht gegen eine Bestellung. Rechnungsprüfung ist hier eine Rechenaufgabe - und genau die skaliert am besten.
Der Ablauf
Wo ein Mensch gebraucht wird - und wo nicht mehr.
- Ab hier ClaudeLab
Schritt 01Mensch
Beleg
Eingang
Schritt 02ClaudeLab
Zuordnung
Zusammentragen
Schritt 03ClaudeLab
Prüfung
Prüfen
Schritt 04ClaudeLab
Buchung
Ausgang
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
Schritt 01 · heute
Schritt 01 · mit uns
Schritt 02 · heute
Schritt 02 · mit uns
Schritt 03 · heute
Schritt 03 · mit uns
Schritt 04 · heute
Schritt 04 · mit uns
Was wir bauen
- Baustein 01
- Belege werden aus Postfach und Portal eingesammelt und ausgelesen.
- Baustein 02
- Zuordnung zu Lieferant, Bestellung und Kostenstelle über Ihre Stammdaten.
- Baustein 03
- Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, Abweichungen werden begründet gemeldet.
- Baustein 04
- Übergabe an DATEV oder Ihre Buchhaltung im erwarteten Format.
Autonomiegrad
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Wo es nicht passt
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Häufige Fragen
Lohnt sich das in der Logistik?
Im Transport wird gegen einen Tarif geprüft, nicht gegen eine Bestellung. Rechnungsprüfung ist hier eine Rechenaufgabe - und genau die skaliert am besten. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Wir nutzen ein anderes System als die genannten. Geht das trotzdem?
Ja. Die genannten sind die, die uns in der Logistik am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Ein Postfach oder Ordner, in dem die Belege ankommen - Mail, Scan, Portal. Lesezugriff auf Bestellungen und Lieferscheine, sonst lässt sich nichts prüfen. Die Buchungslogik einmal schriftlich: welche Kostenstelle wann greift. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
Bei 200 echten Belegen werden Lieferant, Bestellung und Kostenstelle in mindestens 95 % korrekt zugeordnet. Jede Abweichung zwischen Rechnung und Bestellung landet in der Klärschleife, nicht in der Buchung. Keine Buchung ohne Referenz auf den Beleg, aus dem sie stammt.
Wie lange dauert die Umsetzung?
3 bis 5 Wochen, abhängig von der Zahl der Belegformate.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Wann lohnt sich das nicht?
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Derselbe Prozess, allgemein
Diese Seite zeigt den Zuschnitt in der Logistik. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Rechnungsverarbeitung allgemeinErzählen Sie uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht.
Im Audit nehmen wir den Prozess auf, rechnen durch, was sich lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan mit festen Preisen - anrechenbar, sobald wir umsetzen.