Einordnung
Was ein KI-Projekt im Mittelstand kostet
Auf diese Frage bekommt man selten eine Zahl, und das hat einen echten Grund: der Aufwand hängt an Dingen, die man vor der ersten Prüfung nicht kennt. Trotzdem lässt sich sagen, in welchem Rahmen sich das bewegt und woran es liegt, wenn es teurer wird.
Stand: Juli 2026
01
Die Zahlen
Das „ab" ist ernst gemeint. Es steht dort, weil der Umfang entscheidet, und nicht als Verhandlungsposition. Nach dem Audit steht ein fester Betrag im Angebot, und der gilt.
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Was den Preis nach oben treibt
- Die Zahl der beteiligten Systeme
- Ein Prozess, der ein System liest und in dasselbe schreibt, ist ein anderes Projekt als einer, der ERP, Postfach, Dateiablage und ein Portal berührt. Jede Verbindung ist Aufwand, und zwar der zuverlässigste Kostentreiber.
- Fehlende Schnittstellen
- Wenn ein Altsystem keinen Weg nach außen hat, bauen wir einen. Das geht fast immer, kostet aber - und ist der Punkt, an dem ein Projekt den Nutzen auffressen kann.
- Die Zahl der Formate
- Vier Lieferanten mit vier Rechnungslayouts sind Routine. Vierzig sind ein eigener Arbeitsblock.
- Wie teuer ein Fehler ist
- Ein Prozess mit hohen Fehlerkosten braucht mehr Prüfschritte, mehr Testfälle und eine engere Abnahme. Das ist richtig so, aber es kostet.
- Wie klar die Regeln sind
- Wenn im Betrieb Uneinigkeit darüber besteht, wie ein Fall zu behandeln ist, klärt das Projekt diese Frage mit. Das ist wertvoll und war selten eingeplant.
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Was den Preis nach unten holt
Am stärksten wirkt der Zuschnitt. Ein Prozess, der auf den wiederkehrenden Kern beschränkt wird und die Sonderfälle bewusst einem Menschen lässt, kostet einen Bruchteil und liefert oft den größeren Teil der Ersparnis. Die letzten fünfzehn Prozent Abdeckung kosten regelmäßig mehr als die ersten fünfundachtzig.
Der zweite Hebel ist die Reihenfolge. Wer mit einem Prozess anfängt, dessen Daten ohnehin erschlossen werden müssen, senkt die Kosten jedes folgenden Prozesses im selben Haus - deshalb der niedrigere Preis ab dem zweiten.
Der günstigste Weg zu einem KI-Projekt ist ein kleinerer erster Prozess, nicht ein billigerer Anbieter.
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Wann es sich rechnet
Rechnen Sie nicht mit eingesparten Stellen. Das ist selten die Wirkung und in der Belegschaft ein schlechter Start. Rechnen Sie mit der Zeit, die zurück in die Arbeit fließt, die heute liegen bleibt: Angebote, die schneller rausgehen, Anfragen, die nicht unbeantwortet bleiben, Auswertungen, die vorliegen, solange sie noch eine Entscheidung ändern können.
Als Größenordnung: ein Prozess, der im Monat einen Personentag bindet, kostet Sie im Jahr eine mittlere vierstellige Summe an Arbeitszeit. Bindet er drei, liegt die Amortisation eines einzelnen Prozessprojekts im Bereich von ein bis zwei Jahren - vor allen weichen Effekten.
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Projekt im Mittelstand?
Ein einzelner automatisierter Prozess beginnt bei 6.900 €, jeder weitere im selben Projekt bei 4.900 €. Davor steht das Audit für 2.500 €, das bei der Umsetzung angerechnet wird. Ein abteilungsübergreifendes System beginnt bei 45.000 € und wird nur nach einem Audit angeboten.
Gibt es laufende Kosten?
Ja, und sie sind kein Zusatzgeschäft, sondern Voraussetzung: Modelle ändern sich, Schnittstellen verschwinden, Prozesse wandern. Care beginnt bei 290 € je Monat und Prozess, Managed liegt bei 1.490 € je Monat. Dazu kommen die Kosten der genutzten Modelle, die direkt bei Ihnen anfallen.
Warum ist der zweite Prozess günstiger als der erste?
Weil der teuerste Teil - Zugänge, Datenerschließung, Systemverbindungen - beim ersten Prozess einmal erledigt wird und danach steht. Der zweite Prozess nutzt dieselbe Grundlage.
Können wir mit einem kleinen Projekt anfangen?
Das ist der empfohlene Weg. Eine Systemanbindung oder das Sortieren eines Sammelpostfachs liegt am unteren Ende der Spanne, ist in zwei bis vier Wochen produktiv und zeigt im Alltag sofort Wirkung.
Konkret wird es hier
Anwendungsfälle zum Thema
Erzählen Sie uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht.
Im Audit nehmen wir den Prozess auf, rechnen durch, was sich lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan mit festen Preisen - anrechenbar, sobald wir umsetzen.