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Woran Sie erkennen, ob sich ein Prozess für KI eignet
Die meisten Betriebe fangen bei der Frage an, was künstliche Intelligenz kann. Nützlicher ist die umgekehrte Frage: welcher Ihrer Abläufe die Eigenschaften hat, die eine Automatisierung tragen. Fünf davon können Sie an einem Nachmittag prüfen.
Stand: Juli 2026
01
Die fünf Fragen
- Wiederholt er sich?
- Ein Ablauf, der zwanzigmal im Monat vorkommt, trägt den Aufwand. Einer, der viermal im Jahr vorkommt, trägt ihn nicht - egal wie lästig er ist. Der Nutzen kommt aus der Wiederholung, nicht aus der Intelligenz.
- Gibt es eine Regel dahinter, auch wenn sie niemand aufgeschrieben hat?
- Erfahrene Leute entscheiden nach Mustern, die sie selten benennen können. Das ist kein Hindernis - Modelle lernen aus Beispielen. Wenn es aber gar kein Muster gibt, sondern jede Entscheidung wirklich einzeln fällt, gibt es auch nichts zu übernehmen.
- Was kostet ein Fehler?
- Eine falsch einsortierte Mail kostet zwei Minuten. Ein falsch kalkuliertes Angebot kostet eine Marge. Je teurer der Fehler, desto mehr Prüfung muss eingebaut werden - und desto kleiner wird die Ersparnis.
- Wie lange dauert er heute, und wie oft?
- Multiplizieren Sie. Ein Prozess mit zwölf Minuten und vierzig Vorgängen pro Woche bindet gut eine Personenwoche im Monat. Erst diese Zahl macht aus einem Ärgernis einen Geschäftsfall.
- Ist der Ablauf umkehrbar?
- Sortieren, zuordnen und vorbereiten kann man zurücknehmen. Eine verschickte Absage nicht. Umkehrbare Schritte dürfen früh selbständig laufen, unumkehrbare bekommen eine Freigabe - das entscheidet über den Zuschnitt.
02
Die Frage, die Sie nicht selbst beantworten können
Kommen wir an die Daten heran, die der Prozess braucht - in ausreichender Qualität, in einem Format, das sich lesen lässt, mit Rechten, die sich sauber abbilden lassen?
Das lässt sich nicht am Schreibtisch klären, sondern nur, indem man es versucht. Genau deshalb steht der Zugriffs-Check im Audit und nicht im Angebot. Er ist der Teil, bei dem Projekte kippen.
Vier von fünf Fragen können Sie ohne uns beantworten. Die fünfte ist die, an der es scheitert.
03
Eine Faustregel für den ersten Prozess
Der erste automatisierte Prozess eines Betriebs sollte nicht der wertvollste sein, sondern der klarste. Er muss zeigen, dass es funktioniert, und zwar so schnell, dass die Belegschaft den Zusammenhang zwischen Projekt und Wirkung noch sieht.
Praktisch heißt das: hohe Wiederholung, niedrige Fehlerkosten, umkehrbar, Daten liegen in einem System statt in fünf. Eine Systemanbindung oder das Sortieren eines Sammelpostfachs erfüllt das häufiger als die Angebotserstellung - obwohl die Angebotserstellung mehr Geld bewegt.
Häufige Fragen
Wie viele Vorgänge braucht ein Prozess, damit sich Automatisierung lohnt?
Als grobe Untergrenze: der Prozess sollte im Monat mindestens einen Personentag binden. Bei der Rechnungsverarbeitung liegt die Schwelle erfahrungsgemäß bei etwa 300 Belegen im Monat, darunter ist die Betreuung teurer als die Ersparnis.
Muss unser Prozess vorher dokumentiert sein?
Nein. Wir nehmen ihn im Audit so auf, wie er läuft. Eine vorhandene Dokumentation hilft, ist aber häufig veraltet - der gelebte Ablauf zählt.
Was, wenn unsere Daten unordentlich sind?
Das ist der Normalfall und selten das Hindernis. Ein Modell kommt mit gewachsenen Ablagen deutlich besser zurecht als eine klassische Schnittstelle. Zum Problem wird es, wenn die Daten in sich widersprüchlich sind - dann ist die Datenqualität das eigentliche Projekt.
Erzählen Sie uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht.
Im Audit nehmen wir den Prozess auf, rechnen durch, was sich lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan mit festen Preisen - anrechenbar, sobald wir umsetzen.